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Time is Money

Gestern New York, morgen Tokio – und dazwischen schier unbewältigbare Berge an Arbeit. Wir geben Ihnen einen Crashkurs in Sachen Zeitmanagement.

(Elke Jauk)

Fotos: Shutterstock, Seiwert-Institut GmbH, Gabriele Koch

Das Handy klingelt ununterbrochen, Mitarbeiter verlangen nach Entscheidungen, unangemeldete Besucher stehen vor der Tür, das E-Mail-Postfach füllt sich immer schneller, schon wartet das nächste Meeting – und der Berg an Arbeit wird nicht kleiner. Ganz im Gegenteil. „Die einzigen Diebe, die in unserer Gesellschaft nicht bestraft werden, sind Zeitdiebe.“ Darüber hat sich schon Napoleon Bonaparte beschwert. Die Übeltäter zumindest zu fassen, ist eine Frage der richtigen Taktik. Dabei stolpert man allerdings meist über sich selbst – Zeitmanagement will gelernt sein.

1. Identifizieren Sie den Dieb
Vor der Jagd nach der verlorenen Zeit steht eine Täterbeschreibung: Schreiben Sie ungefähr zwei Tage lang detailliert Ihren Tagesablauf auf, notieren Sie sich, wofür Sie wie viel Zeit brauchen – Aufgaben, Besprechungen, Erledigungen, Termine. Machen Sie sich ungefähr alle 15 bis 30 Minuten Notizen. Dank dieses Zeitprotokolls erkennen Sie, wo Sie sich selbst an der Nase nehmen müssen. Zeitmanagementguru Lothar J. Seiwert empfiehlt einen schriftlichen Aktionsplan: Legen Sie für sämtliche der folgenden Bereiche kurz fest, wann Sie mit einer Änderung beginnen, wie lange Sie durchhalten, welche alten Gewohnheiten Sie ablegen, welche neuen Sie sich dafür aneignen wollen, welche Schritte Sie dafür setzen, welche Menschen Sie mit einbeziehen und womit Sie sich im Erfolgsfall belohnen.

2. Nieder mit den Störfaktoren!
Es ärgert Sie, wenn man Sie mehrmals täglich aus Ihrer Konzentration reißt? Seien Sie sich bewusst, dass Störungen einen Teil Ihrer Arbeit darstellen, eine totale Kontrolle ist unmöglich. Viele Unterbrechungen beziehen sich aber auf Routinekram. Bündeln Sie diese – regelmäßige Zweierbesprechungen helfen genauso wie die Vorgabe, Mitarbeiter sollen ihre Routineanliegen sammeln, damit Sie sie in einem Arbeitsblock erledigen können. Und: Telefonate sind wichtig, doch schlecht vorbereitete, langatmige und in Nebensächlichkeiten ausufernde Gespräche völlig unproduktiv. Gönnen Sie sich eine stille Stunde – am besten gleich am Morgen, um den Tag produktiv zu beginnen und eine wichtige Aufgabe als Erstes in Angriff zu nehmen.