How to Kündigungsgespräch: Tipps für einen positiven Ablauf

Es ist nie eine angenehme Situation, als Chef einen Mitarbeiter zu entlassen. Wir verraten euch, wie ihr ein Kündigungsgespräch bestmöglich gestalten könnt.
September 9, 2020 | Fotos: Shutterstock

Zunächst einmal sollte keine Kündigung aus heiterem Himmel erfolgen. Das Beste ist, alle Mitarbeiter stets auf dem Laufenden zu halten, wie es um das Unternehmen steht. Sollte es mal nicht so gut aussehen, können sie so besser nachvollziehen, warum es zur Kündigung gekommen ist.

Zunächst einmal sollte keine Kündigung aus heiterem Himmel erfolgen. Das Beste ist, alle Mitarbeiter stets auf dem Laufenden zu halten, wie es um das Unternehmen steht. Sollte es mal nicht so gut aussehen, können sie so besser nachvollziehen, warum es zur Kündigung gekommen ist.

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Manchmal passt es einfach nicht. Die Folge: eine Kündigung.

Sollte eine Kündigung nicht aus betrieblichen Gründen erfolgen, dann ist vermutlich ein Fehlverhalten oder schlechte Leistung eines Angestellten der Auslöser. Hierauf sollte man als Chef aber schon frühzeitig hinweisen, damit der Angestellte sich eventuell bessern kann. Sollte sich die Situation auch nach mehrfachem Hinweisen – Ermahnung bis Abmahnung – nicht bessern, so ist eine Kündigung gerechtfertigt.

Rechtliche Vorbereitung ist das A und O

Wenn befristete Verträge im Spiel sind, sollte man früh genug mit Gesprächen anfangen. Am besten zwei bis drei Monate vorher. Niemand mag es, arbeitstechnische in eine ungewisse Zukunft zu schauen. Je eher die Pläne für die Zeit nach Ablauf des befristeten Vertrages feststehen und kommuniziert werden, desto besser.

Vor jedem Gespräch sollte man sich gründlich vorbereiten. Besonders die rechtlichen Grundlagen sollten geklärt sein und alle Unterlagen schriftlich parat liegen. So kann man während des Gesprächs auf alle Punkte eingehen und steht dabei immer auf der sicheren Seite.

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Ist man gut vorbereitet, kann kaum noch etwas schiefgehen.

Der richtige Zeitpunkt fürs Gespräch

Auch der Zeitpunkt des Gesprächs ist nicht unerheblich. Oft wird ein Freitag gewählt, damit der Angestellte die nachrichtverdauen kann. Das ist aber alles andere als hilfreich. Es kann nämlich durchaus sein, dass die zu kündigende Person zum Beispiel direkt einen Anwalt aufsuchen will. Am Freitag könnte das schon durchaus schwierig werden. Außerdem sollte ein Kündigungsgespräch generell eher vormittags stattfinden und nicht nach einem langen, anstrengenden Arbeitstag.

Jetzt der wohl wichtigste Punkt: Man sollte das Gespräch persönlich führen. Es ist ein Zeichen von Respektlosigkeit, wenn man das Kündigungsgespräch anderen überträgt. Immerhin hat der Angestellte womöglich Jahre für einen gearbeitet. Da ist es ja wohl mehr als angemessen, wenn man die Hiobsbotschaft persönlich überbringt.

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Das persönliche Gespräch ist Pflicht und definitiv Chefsache.

Protokoll führen ist ein Muss

Auf so eine Botschaft können Angestellte mitunter sehr emotional reagieren. Umso wichtiger daher, dass man sich für das Gespräch einen nicht einsehbaren Raum sucht, um die Privatsphäre zu gewährleisten. Immer geht das Kündigungsgespräch niemanden etwas an außer den Chef und den Angestellten.

Ausnahme: Man sollte sich immer eine dritte Person mit ins Boot holen, die einen juristischen Hintergrund hat oder auch einfach ein Protokoll führt, das der Angestellte am Ende unterschreiben muss. So hat man am Ende alles schwarz auf weiß. Wichtig bleibt aber generell, dass das Gespräch unter Beisein eines Zeugen abläuft.

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Ob das Protokoll händisch oder digital geführt wird, ist meist egal.

Thema klar und direkt ansprechen

Nun geht es direkt ins Gespräch. Hier ist vor allem eine Regel zu beachten: Nicht um den heißen Brei herumreden! Gleich in den ersten paar Sätzen sollte klar kommuniziert werden, wohin die Reise geht. Oft kommt es vor, dass der Angestellte nicht damit einverstanden ist. Man sollte sich aber nicht in eine Diskussion verwickeln lassen. Die Entscheidung steht und ist unumstößlich.

Nichtsdestotrotz sollte man während des Gesprächs sachlich und wertschätzend bleiben. Hier ist kein Platz für persönliche Abrechnungen oder Vergleiche mit Mitarbeitern. Gleichermaßen sollte man aber auch nicht bemitleidend wirken. Stattdessen ist es das Ziel, stets auf Augenhöhe miteinander zu reden.

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Es sollte von Anfang an klar sein, worum es im Gespräch geht.

Als Abschluss positiv in die Zukunft

Geht es dann dem Ende des Gespräches entgegen, sollte man dem Angestellten Perspektiven für die Zukunft bieten. Das fängt beim Gespräch über das Arbeitszeugnis an und geht bis zu Empfehlungen für Stellen und Branchen, für die die zu kündigende Person vielleicht eher geeignet ist. In jedem Fall sollte man einen positiven Ausblick bieten.

Die Kündigung eines Angestellten sollte auch dem Rest des Teams schlussendlich nicht vorenthalten werden. Hierbei ist es eine gute Idee, das Vorgehen dabei mit dem Gekündigten abzusprechen. Soll der Chef das übernehmen? Macht es der Gekündigte selbst? Wie kommuniziert man mit Kunden? All das kann man noch im Gespräch klären.

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Zum Schluss die Hand drauf und positiv in die Zukunft gehen.

Letztendlich geht man hoffentlich im Positiven auseinander und wünscht sich Glück auf den weiteren Wegen. Ein Kündigungsgespräch ist auch so schon stressig genug.

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