Gute Meetings sind das bessere Coaching

Das tägliche Abteilungsleiter-Meeting kann Nerven kosten. Eine Stunde dauert es gleich einmal und die fehlt bei den Vorbereitungen für das Tagesgeschäft. Dementsprechend ungeliebt sind diese Besprechungen bei vielen Mitarbeitern – „reine Zeitverschwendung!“ Oft unken sie zu Recht, wenn die Zusammenkünfte nicht gut organisiert sind. Wenn doch, sind sie aber sogar Zeitgewinn. Eine richtig inves­tierte Stunde kann doppelt so viel Zeit sparen, weil klar formulierte Aufträge punktgenau erfüllt werden können und gründliche Absprachen unnötige Doppelgleisigkeiten vermeiden. Wir haben in großen und erfolgreichen Betrieben „spioniert“ und sagen Ihnen, wie es die Profis machen.

Welche Gäste kommen?
Die Reservierungsliste für das Restaurant und des Hotels durchzugehen erspart unangenehme Überraschungen. Haben die Gäste spezielle Wünsche? Eine besondere Matratze im Hotelzimmer vielleicht? Oder kennt man den Anlass für das Treffen der achtköpfigen Abendgesellschaft im Restaurant? Ein Geburtstag vielleicht? Da könnte man ja noch eine Torte verkaufen und eine Überraschung des Hauses servieren. Weiß jemand, welchen Wein Herr Maier, der auf Tisch 8 gebucht ist, am liebsten hat?

Die Namen der Gäste
Es ist ja schon fast überall üblich, dass die Gäste mit ihrem Namen begrüßt und angesprochen werden. Jeden Tag die gesamte Liste der ankommenden und der bleibenden Hotelgäste sowie der zu erwartenden Restaurantbesucher durchzugehen, verhindert peinliche Gedächtnislücken. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter auch, wie schwierige Namen ausgesprochen werden.

Die Menüfolge
Nicht nur die Küche, sondern auch das Service, die Rezeption und vielleicht sogar das Housekeeping sollten wissen, was an diesem Tag auf den Teller kommt, um dem Gast erzählen zu können, wie Entenzungen im Salbeirauch zubereitet werden, woher der Fisch kommt und was besonders empfehlenswert ist. Welche Weine sind die passenden Begleiter?

Die Arbeitseinteilung: Wer macht was in der Küche? Einer den Braten, ein anderer die Desserts. Wer vom Zimmerpersonal kümmert sich darum, dass im Zimmer 112 die Matratze getauscht wird und dass die vom Stammgast so geschätzten, besonders duftigen Seifen im Badezimmer aufgelegt werden?

Die Arrangements:
Welche Urlaubspakete hat welcher Gast gebucht, was ist inkludiert? Wenig ist unangenehmer, als wenn ein Gast tagelang glaubt, die Getränke seien im Pauschalpreis inbegriffen, und am Ende des Aufenthaltes eine unerwartete und saftige Rechnung präsentiert bekommt. Welche Specials könnte man den Gästen noch anbieten, um ihnen einerseits den Aufenthalt zu verschönern, andererseits den Umsatz des Betriebes zu heben?

Nur das Nötige:
Überlegen Sie sich den Inhalt jedes Meetings genau: Je größer die Gruppe ist, desto straffer müssen die Treffen organisiert sein. Sonst zerbröselt die Gesprächsstruktur wie ein trockener Kuchen. Tagesordnung und Verlauf sollten so sein, dass zwar nichts unter den Teppich gekehrt wird, aber jeder Mitarbeiter das Treffen gut gestimmt verlässt und sich motiviert an die Arbeit macht.

>>Tagesordnung

Die wichtigsten Regeln für das optimale Abteilungsleiter-Meeting:

Pünktlichkeit:
Es gibt kein Zuspätkommen – Pünktlichkeit hat oberste Priorität.

Telefonieren verboten: Es lenkt ab und ist eine sehr unhöfliche Angewohnheit. Dasselbe gilt übrigens auch für SMS. Also: Handy aus oder auf lautlos!

Protokollieren:
Was ist für heute zu erwarten? Was in den kommenden Wochen? Und vor allem: Wer macht was? Eine klare Aufgabenverteilung mit eindeutigem Zeitplan (egal ob kurz- oder langfris­tig) ist extrem wichtig. Die Ziele müssen messbar und kontrollierbar sein! Idealerweise gibt es einen Schriftführer, der Protokoll führt und die Zusammenfassung danach an alle verschickt, sowie einen „Moderator“ – im Regelfall ist dies der General Manager.

Weitergeben:
Das unter Abteilungsleitern Besprochene muss natürlich seinen Weg „nach unten“ finden. Küchenchefs, Maîtres oder F&B-Manager müssen daher mit ihrer Abteilung weitere Besprechungen führen. Jeder muss wissen, um was es geht.

Kontrollieren: Beim nächsten Meeting wird abgecheckt: Wurde alles erledigt, wo passierten Fehler, wer war dafür verantwortlich und was kann man nun verbessern? Fehler dürfen passieren, aber immer nur einmal!