Erkältungszeit ist Chaos-Zeit: So bleibt dein Dienstplan flexibel
Mit Beginn der Herbst- und Wintermonate startet auch die jährliche Grippesaison und mit ihr steigt traditionell die Zahl der Krankmeldungen in Unternehmen deutlich an. Besonders im Gastgewerbe, wo enge Personaleinsatzpläne und kurzfristige Ausfälle zum Alltag gehören, kann das schnell zur organisatorischen Herausforderung werden: Weniger Mitarbeitende gleich langsamerer Service gleich weniger Umsatz.
Gleichzeitig treten in dieser Zeit viele Betriebe mit einer Vielzahl an elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) in Kontakt und damit oft auch mit zusätzlichen Kosten, die sich leicht vermeiden lassen. Gerade jetzt ist daher der richtige Zeitpunkt, um Prozesse rund um Krankmeldungen zu überprüfen, zu digitalisieren und die Personalplanung auf ein stabiles Fundament zu stellen.
Die eAU: Pflicht mit Kostenfallen
Seit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) müssen Arbeitgeber die Krankmeldungen ihrer Mitarbeitenden digital bei den Krankenkassen abrufen. Für viele Betriebe im Gastgewerbe ist dieser Prozess jedoch mit vermeidbaren Zusatzkosten verbunden – insbesondere dann, wenn er über den Steuerberater abgewickelt wird.
Die Abfrage einer einzelnen eAU kostet über das Steuerbüro im Schnitt rund 10 Euro. Was auf den ersten Blick nach einer überschaubaren Summe klingt, kann sich im Laufe eines Jahres zu einem beträchtlichen Betrag summieren – gerade in einer Branche mit hohen Krankenständen.
Zahlen und Fakten zum Krankenstand im Gastgewerbe
Laut Daten des Instituts der deutschen Wirtschaft lag der durchschnittliche Krankenstand in Deutschland im Jahr 2023 bei 21,7 Krankheitstagen pro Mitarbeitendem im Gastgewerbe. Dabei dauern 67,8 Prozent aller Krankmeldungen nicht länger als sieben Tage. Daraus lässt sich ableiten, dass pro Mitarbeiter:in im Schnitt etwa drei Krankmeldungen pro Jahr auftreten.
Ein Rechenbeispiel verdeutlicht die Dimension:
Ein Betrieb mit 20 Mitarbeitenden muss jährlich mit rund 60 Krankmeldungen rechnen. Werden die eAU-Abrufe jeweils über den Steuerberater abgewickelt, entstehen so jährliche Zusatzkosten von rund 600 Euro – nur für die Übermittlung der Krankmeldungen. Hinzu kommen häufig noch zeitliche Verzögerungen und organisatorischer Aufwand, die sich ebenfalls negativ auf die Personalplanung auswirken können.
Kurzfristige Ausfälle bringen die Einsatzplanung ins Wanken
Neben den direkten Kosten ist vor allem die Planbarkeit ein zentrales Problem: Wenn Mitarbeitende plötzlich ausfallen, muss schnell Ersatz gefunden werden, um einen reibungslosen Betriebsablauf sicherzustellen. Gerade in der Gastronomie und Hotellerie, wo Dienste oft kurzfristig besetzt werden müssen, ist das klassische Vorgehen – etwa durch telefonische Absprachen oder manuelles Nachfragen – zeitaufwendig und ineffizient.
Digitale Lösungen wie gastromatic bieten hier einen deutlichen Vorteil. Nicht nur der eAU-Abruf erfolgt automatisch und ohne Zusatzkosten, sondern auch die Einsatzplanung wird spürbar erleichtert: Fällt jemand krankheitsbedingt aus, können offene Schichten mit wenigen Klicks im System ausgeschrieben werden. Mitarbeitende erhalten automatisch eine Benachrichtigung und können sich direkt auf die freien Dienste bewerben. So lässt sich der Personaleinsatz schnell und flexibel anpassen – ganz ohne aufwendiges Telefonieren oder langwierige Abstimmungsprozesse.
Automatisierte Prozesse sparen Geld und schaffen Planungssicherheit
Digitale Systeme wie gastromatic helfen also gleich doppelt: Einerseits werden unnötige Zusatzkosten durch die automatisierte eAU-Abfrage vermieden, andererseits wird die Personalplanung deutlich effizienter und flexibler. Das sorgt nicht nur für mehr Planungssicherheit, sondern stellt auch sicher, dass betriebliche Abläufe selbst bei kurzfristigen Ausfällen nicht ins Stocken geraten.
- Für Betriebe im Gastgewerbe ergeben sich daraus mehrere zentrale Vorteile:
- keine wiederkehrenden Kosten pro eAU-Abfrag
- automatisierte, zuverlässige und schnelle Verarbeitung von Krankmeldungen
- einfache Nachbesetzung offener Schichten ohne hohen Kommunikationsaufwand
- mehr Flexibilität und Reaktionsfähigkeit bei kurzfristigen Ausfällen
Fazit: Digitalisierung lohnt sich doppelt
Der Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist längst zur Pflicht geworden. Doch wie dieser Prozess umgesetzt wird, hat erhebliche Auswirkungen auf die Kostenstruktur und die Handlungsfähigkeit eines Betriebs. Wer hier weiter auf den Steuerberater setzt, verschenkt jedes Jahr mehrere Hundert Euro und riskiert gleichzeitig organisatorische Engpässe bei kurzfristigen Ausfällen.
Moderne Softwarelösungen wie gastromatic ermöglichen eine automatisierte, kostenfreie und nahtlos integrierte Abwicklung der eAU und bieten gleichzeitig smarte Werkzeuge zur flexiblen Personaleinsatzplanung. So können Schichten kurzfristig neu besetzt werden. Ganz ohne kommunikativen Aufwand. Gerade in der Grippesaison kann dies den entscheidenden Unterschied machen – sowohl finanziell als auch organisatorisch.
